Assistant administratif référent H/F

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Imaginez l'inattendu. Depuis plus de 120 ans, le groupe Galeries Lafayette fait bouger les lignes du commerce et ouvre de nouvelles perspectives, à travers ses marques emblématiques. Dans un monde qui change plus vite que les modes, nous vous offrons un challenge : mettre votre talent au service de l'enchantement et de nos clients. Faites le choix d'une entreprise en mouvement, plurielle et engagée, où chaque jour est différent !
Référence
RESP ADMIN-10457
Filière-Métier
MAINTENANCE ET SECURITE
Localisation
France / Ile-de-France / PARIS
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps Complet
établissement
Magasin Haussmann - 40 bd Haussmann Paris
Votre Rôle
Nous sommes convaincus que nos collaborateurs sont les premiers atouts pour réussir notre transformation et remplir notre mission de leader du commerce et de la mode. En tant qu'entreprise familiale et engagée, nous offrons un environnement de travail stimulant dans lequel se développer et évoluer. Pour que chaque jour soit toujours différent !

Rattaché(e) au magasin des GALERIES LAFAYETTE HAUSSMANN sur le secteur sûreté, votre mission principale sera d'assister le Responsable Sûreté dans le suivi des frais de personnel et frais généraux, assurer la gestion administrative du personnel et enfin assister l'encadrement de la sûreté dans les tâches administratives.

Missions :
• Suivre les frais de personnel et les frais généraux :
Suivre les dépenses FP et FG
Élaborer le budget et le probable avec le responsable service sûreté
Saisir les budgets sur les logiciels budgétaires
Tenir à jour les états de suivis
Consolider le budget de l'ensemble des centres de dépenses du service sûreté
Suivre les résultats mensuels FP et FG
Suivre le tableau de facturation et analyser les résultats

• Tenir à jour l'administratif de fonctionnement de la sûreté
Tenir à jour les plannings d'astreinte, de présence cadre, d'HORUS, de congés
Tenir à jour les absences pour délégation
Réaliser les demandes de devis d'ADS
Vérifier la réalisation de la prestation
Réaliser les commandes et réception sur l'outil GMO, d'ADS, d'économat, de matériel

• Faire les déclarations en préfecture :
Déclaration d'emprise et d'intervention sur voie publique
Démarches administratives dans le cadre d'événements
Déclaration de gardiennage sur voie publique
Suivre les interpellations (envoyer les dépôts de plaintes, traiter les retours parquet « avis à victime » et envoyer les constitutions de partie civile, suivre les primes d'interpellations ADS et les cartes cadeau collaborateur pour participation aux appréhensions.


• Préparer les comités de service :
Collationner les demandes, préparer les ODJ, récupérer les informations, réaliser et collationner les présentations, formaliser le compte rendu du comité
• Tenir à jour les sites internet sûreté :
Tenir à jour les informations, mise à jour régulière et communication aux équipes
Votre Profil
De formation Bac +2 type BTS Assistance de direction, vous avez une première expérience réussie.
Autonome, discret(e) vous êtes doté(e) d'un fort esprit d'analyse et d'initiative.
Votre candidature
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