Employé(e) Administratif H/F
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Référence
Employé administratif H/F-9027
Filière-Métier
RESSOURCES HUMAINES
Localisation
France / Ile-de-France / PARIS
Type de contrat
CDD
Temps de travail
Temps Complet
établissement
Siège GL - 27 rue de Châteaudun Paris
Votre Rôle
Au sein de la Direction des Ressources Humaines et du département Service Généraux Siège, vous êtes rattaché(e) au Responsable Administratif et avez pour principales missions :
Le traitement des factures et mise à jour du fichier :
- Réception des factures et vérification des numéros de commandes
- régularisation des factures sans numéros de commande dans l'application Hermès
- enregistrement des commandes et factures dans le suivi du budget
- classement des factures dans les dossiers budgets
La gestion des cartes affaires et mise à jour et suivi du fichier :
- création des demandes de carte affaires
- suivi de l'avancement des demandes
- réception des carte affaires
- mise à jour du fichier
- transmission des cartes aux collaborateurs
- gestion des demandes (augmentation de plafond, modification de RIB, modification adresse postale, demande de réédition de code...)
- résiliation de carte affaires des collaborateurs quittant l'entreprise
Le traitement des amendes :
- Réception des contraventions et envoi par mail et par courrier aux collaborateurs
- désignation du collaborateur sur le portail dédié
La passation des commandes dans l'outil Hermès :
- demande et vérification des devis des différents prestataires
- création des commandes dans l'application Hermès
- transmission des bons de commandes et devis aux prestataires
- réception des PV d'intervention ou bon de livraison dans l'application Hermès
- référencement des nouveaux fournisseurs dans l'application " gestion des fournisseurs "
Le traitement des factures et mise à jour du fichier :
- Réception des factures et vérification des numéros de commandes
- régularisation des factures sans numéros de commande dans l'application Hermès
- enregistrement des commandes et factures dans le suivi du budget
- classement des factures dans les dossiers budgets
La gestion des cartes affaires et mise à jour et suivi du fichier :
- création des demandes de carte affaires
- suivi de l'avancement des demandes
- réception des carte affaires
- mise à jour du fichier
- transmission des cartes aux collaborateurs
- gestion des demandes (augmentation de plafond, modification de RIB, modification adresse postale, demande de réédition de code...)
- résiliation de carte affaires des collaborateurs quittant l'entreprise
Le traitement des amendes :
- Réception des contraventions et envoi par mail et par courrier aux collaborateurs
- désignation du collaborateur sur le portail dédié
La passation des commandes dans l'outil Hermès :
- demande et vérification des devis des différents prestataires
- création des commandes dans l'application Hermès
- transmission des bons de commandes et devis aux prestataires
- réception des PV d'intervention ou bon de livraison dans l'application Hermès
- référencement des nouveaux fournisseurs dans l'application " gestion des fournisseurs "
Votre Profil
De formation Bac/ Bac +2 en gestion administrative.
Vous avez de bonnes connaissances des outils informatiques, notamment excel.
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), dynamique et réactif(ve).
Vous avez une bonne communication écrite et orale.
Vous possédez des capacités d'adaptation ainsi qu'un esprit d'initiative et le sens du travail en équipe.
Vous avez de bonnes connaissances des outils informatiques, notamment excel.
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), dynamique et réactif(ve).
Vous avez une bonne communication écrite et orale.
Vous possédez des capacités d'adaptation ainsi qu'un esprit d'initiative et le sens du travail en équipe.