Assistant(e) de Service H/F
Imaginez l'inattendu. Depuis plus de 120 ans, le groupe Galeries Lafayette fait bouger les lignes du commerce et ouvre de nouvelles perspectives, à travers ses marques emblématiques. Dans un monde qui change plus vite que les modes, nous vous offrons un challenge : mettre votre talent au service de l'enchantement et de nos clients. Faites le choix d'une entreprise en mouvement, plurielle et engagée, où chaque jour est différent !
Référence
Assistante départ-10579
Filière-Métier
RESSOURCES HUMAINES
Localisation
France / Ile-de-France / PARIS
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps Complet
établissement
Magasin Haussmann - 40 bd Haussmann Paris
Votre Rôle
Coordonner les missions du Directeur du Département et des RDCO :
- Assurer l'interface interne /externe pour le département en apportant des premiers éléments de réponse et /ou transmettre à la personne concernée
- Assurer le suivi des LP courants, suivre les demandes de maintenance en collaboration avec les moyens généraux (ADS, nettoyage, petite maintenance,…)
- Planifier et suivre les RV Plans de prévention en collaboration avec le RDCO
- Préparer et assurer le suivi des dossiers liés aux indicateurs de fidélisation clients (ex : NPS, sativente, qualimarque, carte GL, carte Fid…)
- Assurer la mise à jour de l'outil de Géolocalisation
Assister le Directeur de Département dans son organisation :
- Gérer l'emploi du temps du Directeur : connaître les priorités du Directeur, gérer l'agenda, organiser les réunions, et gestion des mails si nécessaire
- Gérer l'accueil dans le bureau : orienter ou répondre aux questions
- Rédiger et formaliser : courriers, messages, ordre du jour des réunions, les comptes rendu, les PAC et les diffuser aux interlocuteurs concernés
- Préparer les réunions de travail (établir les supports nécessaires) et assurer le suivi du tableau d'affichage
- Préparer et distribuer les dossiers liés à l'activité du département
- Gérer le matériel bureautique, les fournitures de bureau, économat front office
- Suivre la préparation d'évènements (salon, séminaire, semaine de la Com'…) : envoyer les bons de commandes et les suivre (respect des devis et des délais), traiter les factures, traiter les notes de frais…
Suivre la gestion administrative du personnel du Département
- Traiter les courriers fournisseurs (courant, pointages, horaires,…) Assurer la gestion administrative du personnel du Département
- Accueillir les nouveaux collaborateurs et les présenter, suivre les plannings d'intégration
- Formaliser et suivre les plannings de présence et de congés de l'encadrement du département
Etre l'interlocuteur privilégié du Service RH Haussmann
- Centraliser et suivre les demandes de recrutement, gérer et suivre les inscriptions aux formations, transmettre les notes de services.
- Consolider et actualiser le tableau global des effectifs du département, mise à jour des organigrammes
- Assurer le suivi administratif du personnel :
Suivre les mouvements contractuels, suivre les listings RH (retards, absences, pointages impairs, récupérations, congés…)
- Suivre les fins de périodes d'essai et fins de périodes probatoires, suivre et vérifier les fiches d'inscription démonstration et ADS
- Assurer la gestion administrative liée aux entretiens individuels et aux comités de développement
- Assurer l'interface interne /externe pour le département en apportant des premiers éléments de réponse et /ou transmettre à la personne concernée
- Assurer le suivi des LP courants, suivre les demandes de maintenance en collaboration avec les moyens généraux (ADS, nettoyage, petite maintenance,…)
- Planifier et suivre les RV Plans de prévention en collaboration avec le RDCO
- Préparer et assurer le suivi des dossiers liés aux indicateurs de fidélisation clients (ex : NPS, sativente, qualimarque, carte GL, carte Fid…)
- Assurer la mise à jour de l'outil de Géolocalisation
Assister le Directeur de Département dans son organisation :
- Gérer l'emploi du temps du Directeur : connaître les priorités du Directeur, gérer l'agenda, organiser les réunions, et gestion des mails si nécessaire
- Gérer l'accueil dans le bureau : orienter ou répondre aux questions
- Rédiger et formaliser : courriers, messages, ordre du jour des réunions, les comptes rendu, les PAC et les diffuser aux interlocuteurs concernés
- Préparer les réunions de travail (établir les supports nécessaires) et assurer le suivi du tableau d'affichage
- Préparer et distribuer les dossiers liés à l'activité du département
- Gérer le matériel bureautique, les fournitures de bureau, économat front office
- Suivre la préparation d'évènements (salon, séminaire, semaine de la Com'…) : envoyer les bons de commandes et les suivre (respect des devis et des délais), traiter les factures, traiter les notes de frais…
Suivre la gestion administrative du personnel du Département
- Traiter les courriers fournisseurs (courant, pointages, horaires,…) Assurer la gestion administrative du personnel du Département
- Accueillir les nouveaux collaborateurs et les présenter, suivre les plannings d'intégration
- Formaliser et suivre les plannings de présence et de congés de l'encadrement du département
Etre l'interlocuteur privilégié du Service RH Haussmann
- Centraliser et suivre les demandes de recrutement, gérer et suivre les inscriptions aux formations, transmettre les notes de services.
- Consolider et actualiser le tableau global des effectifs du département, mise à jour des organigrammes
- Assurer le suivi administratif du personnel :
Suivre les mouvements contractuels, suivre les listings RH (retards, absences, pointages impairs, récupérations, congés…)
- Suivre les fins de périodes d'essai et fins de périodes probatoires, suivre et vérifier les fiches d'inscription démonstration et ADS
- Assurer la gestion administrative liée aux entretiens individuels et aux comités de développement
Votre Profil
Titulaire d'un bac+2 minimum, vous faites preuve de rigueur et d'organisation.
Votre sens de l'écoute, votre bon relationnel et votre confidentialité feront de vous le candidat idéal pour ce poste.
Votre sens de l'écoute, votre bon relationnel et votre confidentialité feront de vous le candidat idéal pour ce poste.