Office Manager H/F
Imaginez l'inattendu. Depuis plus de 120 ans, le groupe Galeries Lafayette fait bouger les lignes du commerce et ouvre de nouvelles perspectives, à travers ses marques emblématiques. Dans un monde qui change plus vite que les modes, nous vous offrons un challenge : mettre votre talent au service de l'enchantement et de nos clients. Faites le choix d'une entreprise en mouvement, plurielle et engagée, où chaque jour est différent !
Référence
CDD-ASC-AL-8940
Filière-Métier
FINANCE / JURIDIQUE
Localisation
France / Ile-de-France / PARIS
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps Complet
établissement
Magasin Haussmann - 40 bd Haussmann Paris
Votre Rôle
Rattachée à la Direction Property et Direction Administrative et Financière, l'assistante aura en charge 9 personnes.
Office Management :
-Accueil physique des visiteurs
-Préparation et gestion des salles de réunion : mise en place des présentations sur l'écran, conférence téléphonique
-Commande et suivi :
.Fournitures de bureau
.Boissons (café, eau, gobelets)
.Plateaux repas
Assistanat d'équipe :
-Accueil téléphonique et filtrage
-Coordination et gestion des agendas des collaborateurs : rendez-vous, réunions, réservation des salles de réunion, planning des congés, déplacements (réservation billets et hôtel), invitations
-Réservations de taxis, coursiers
-Traitement du courrier Citynove : répartition des courriers et LRAR avec suivi de la procédure spécifique des LRAR
-Copies, scan
-Relecture et mise en forme des courriers, mémos, pouvoirs et présentations
-Gestion des demandes de reprographies (interne et externe)
-Traitement des notes de frais
-Facturation : règlement des factures frais généraux liées aux dépenses courantes
-Suivi des AG de copropriété : réception des LRAR, scan, préparation des pouvoirs
-Classement et archivage sur le réseau
-Suivi des incidents informatiques
Office Management :
-Accueil physique des visiteurs
-Préparation et gestion des salles de réunion : mise en place des présentations sur l'écran, conférence téléphonique
-Commande et suivi :
.Fournitures de bureau
.Boissons (café, eau, gobelets)
.Plateaux repas
Assistanat d'équipe :
-Accueil téléphonique et filtrage
-Coordination et gestion des agendas des collaborateurs : rendez-vous, réunions, réservation des salles de réunion, planning des congés, déplacements (réservation billets et hôtel), invitations
-Réservations de taxis, coursiers
-Traitement du courrier Citynove : répartition des courriers et LRAR avec suivi de la procédure spécifique des LRAR
-Copies, scan
-Relecture et mise en forme des courriers, mémos, pouvoirs et présentations
-Gestion des demandes de reprographies (interne et externe)
-Traitement des notes de frais
-Facturation : règlement des factures frais généraux liées aux dépenses courantes
-Suivi des AG de copropriété : réception des LRAR, scan, préparation des pouvoirs
-Classement et archivage sur le réseau
-Suivi des incidents informatiques
Votre Profil
Vous justifiez d'une expérience significative de 3 ans sur des fonctions similaires.
Vous possédez une excellente connaissance des outils bureautiques (Word, Excel ; Powerpoint). Vous êtes reconnu pour votre sens du service et votre excellente communication orale et écrite.
Vous êtes dynamique, force de proposition et faites preuve d'une grande rigueur.
Vous possédez une excellente connaissance des outils bureautiques (Word, Excel ; Powerpoint). Vous êtes reconnu pour votre sens du service et votre excellente communication orale et écrite.
Vous êtes dynamique, force de proposition et faites preuve d'une grande rigueur.